Седмият принцип на HACCP изисква създаване на система за поддържане на документацията.
Записите са незаменими за преразглеждане на:
- съответствието на HACCP плана;
- съответствието на HACCP системата към HACCP плана;
- документи, използвани при разработката на плана;
- документи, породени от системата HACCP;
- документация за използваните методи и процедури;
- протоколи от програмите за обучението на персонала;
- описание на продукта и неговото предназначение;
- диаграма на поточността;
- анализи на риска;
- KKT, KЛ и свързаната с тях информация;
- превантивни мерки за всяка опасност;
- план за отклоненията и корективните мерки, които са предприети;
- верификация на дейностите и процедурите.
Формата им за съхранение съдържа:
- Заглавие на формата;
- Час и дата;
- Идентификация на продукта (вкл. тип, опаковка, производствена линия и код);
- Критични лимити;
- Наблюдения /измервания от мониторинга;
- Подпис на оператора;
- Предприети корективни действия, където е необходимо;
- Подпис на проверяващия;
- Дата на последващата проверка.
- Идентификация на партидата, при която се е получило отклонението;
- Количество на продукта в партидата;
- Вид на отклонението;
- Информация за местоположението на партидата;
- Описание на предприетите корективни действия;
- Посещение на място;
- Проверка и тестване на оборудването;
- Поддръжка и калибриране на измервателните уреди;
- Резултати от валидационните и верификационни дейности, включително методите, датата, отговорен обслужващ и/или организация, установени резултати и предприети действия.
